5 dicas para evitar o passivo trabalhista  

Um passivo trabalhista abrange tudo o que é direito de um empregador receber legalmente, porém, quaisquer que sejam os motivos, não lhe foi contemplado. 

O passivo trabalhista difere dos encargos sociais (ou verbas da legislação) devidos aos empregados. Esses pagamentos já são previstos e determinados pela lei, enquanto que o passivo existe a partir do momento em que essas verbas não são pagas adequadamente.

Nesses casos, cabe aos trabalhadores intervirem judicialmente de modo a requisitar os seus direitos devidos. Por conta do não pagamento no tempo hábil em questão, a empresa,  ou pessoa física, correrá o risco de pagar uma multa sobre o montante devido. 

Além da multa, será avaliada a aplicação de juros e correção monetária somadas aos honorários advocatícios. Por se tratar de um montante bastante expressivo, caso eles se acumulem exponencialmente, poderão afetar a saúde financeira da empresa. 

O conceito de passivo trabalhista precisa, assim, estar muito claro no momento da gestão, de modo a evitar saldos devedores, multas, pendências financeiras ou custos extras não provisionados. 

É fundamental um controle e desenho e melhoria de processos para evitar esse tipo de prejuízo. Além disso, é importante também garantir a boa imagem da empresa diante da sociedade.

Principais causas de passivos trabalhistas

Pois bem, é possível dizer que os passivos trabalhistas podem ter diferentes origens, como:

  • Má gestão de pagamentos;
  • Desconhecimento da lei trabalhista;
  • Falta de controle na jornada de trabalho;
  • Alta rotatividade.

Dentre os principais motivos das ações judiciais, podemos citar as ações movidas por questões de salários e horas trabalhadas.

Essas ações são movidas, expressivamente, pelos empregados que não foram pagos conforme as horas trabalhadas, sabendo que a legislação trabalhista garante que todas as horas trabalhadas sejam pagas adequadamente e no momento correto.

Tais ações judiciais são por não cumprir os horários de almoço (intervalo intrajornada) e, além disso, danos morais por assédio no ambiente de trabalho. 

Essa atitude do empregador é vista, sob perspectiva da justiça, como uma omissão da empresa sobre o cumprimento de seu papel e responsabilidade e poderá questionar a legalização societária.

É válido mencionar que esses processos somente irão adiante frente a apresentação de provas materiais ou imateriais. Então, o curso de uma ação poderá levar a diferentes fins.

Caso o processo seja levado adiante, é necessário que a empresa, com o auxílio de uma equipe jurídica, apresente um acordo inicial. O acordo sempre é preferível, pois evita o desgaste ao longo do tempo e maiores consequências financeiras. 

Consequências do passivo trabalhista

Como consequência, podemos citar o aumento de processos judiciais em desfavor da empresa. Esses processos geram um custo não somente do averbado na causa, mas também pelos honorários advocatícios e recursos. 

Dependendo do tipo de causa, em especial uma causa em conjunto, no qual diferentes trabalhadores se juntam em uma única causa de diversas frentes, o valor do passivo será altamente considerável. Isso trará um impacto expressivo na gestão e lucratividade do negócio.

Por conta dos processos, as fiscalizações do Ministério Público do Trabalho (MPT) estarão mais presentes em sua empresa. Esse órgão, que tem o objetivo de garantir a execução da legislação trabalhista, fará visitas frequentes em sua empresa, podendo levantar outras inadequações trabalhistas.

Além disso, os empregados poderão formalizar suas reclamações por meio de denúncias diretamente ao MPT, uma vez que ele se mostrou presente e acessível. 

Caso irregularidades sejam encontradas nos registros de pagamento, a empresa poderá ter consequências de multas e a abertura de empresa simples pode até ter suas atividades suspensas. 

Como empresas podem prevenir passivos trabalhistas

As empresas devem ter o compromisso de estar em conformidade com a legislação trabalhista de modo a garantir a segurança do trabalhador. Além disso, ela também deve se certificar da transparência de suas responsabilidades em relação aos seus empregados. 

Assim, caso ela mantenha rigor e controle sobre seus processos de responsabilidade e transparência, ela poderá identificar de antemão as potenciais falhas e contorná-las antes que elas sejam judicializadas.

Isso não somente garante o bem-estar e direitos do trabalhador previstos por lei, mas também fortalece a identidade da marca com o compromisso com suas pessoas e a sociedade. 

É válido dizer que a responsabilidade social é uma das principais tendências das empresas no momento. Portanto, se destacar nesse requisito chamará atenção do mercado.

Assim, existem várias frentes em que se pode evitar o passivo trabalhista. Uma delas é justamente o controle do compliance a ser revisto constantemente. Outra maneira seria criar um canal de comunicação direta com o empregador a fim de resolver esses problemas “dentro de casa”. 

As pessoas tendem a querer resolver os problemas com os meios que estão a sua disposição. Uma empresa de Empresa de consultoria e fiscalização de obras, por exemplo, pode disponibilizar uma equipe inteira para coletar e endereçar as reclamações. 

Esses apontamentos, por sua vez, jamais devem ser ignorados. Além disso, as empresas sempre devem avaliar seu papel se:

  • A empresa incentiva metas inatingíveis;
  • Há competitividade excessiva entre empregados;
  • Horas extras são frequentes;
  • Os empregados estão alocados de acordo com suas capacidades;
  • Pagamentos são realizados corretamente;
  • O ambiente de trabalho é seguro.

Após refletir sobre os pontos acima citados, confira abaixo as 5 dicas para evitar o passivo trabalhista.

  1. Otimize a gestão da folha de pagamentos

A organização dos pagamentos e recebimentos é essencial para evitar duplicidade nas saídas (e entradas) de verbas em sua empresa.

Apesar de a gestão de folha de pagamentos ser uma das áreas que mais requer custos para a manutenção, eles são proporcionais à importância da organização financeira e diminuição de custos de pagamentos de funcionários.

Para evitar retrabalho, erros e o passivo trabalhista, todos os cálculos de folha devem ser feitos e revisados em tempo hábil antes de a folha fechar e, se possível, com um certificado digital contábil.

Com o auxílio da jornada de horas, a equipe de RH responsável pelos cálculos poderá considerar os devidos pagamentos referentes às horas extras e seus adicionais, por exemplo.

Assim, o controle de salários, horas extras devidas, allowances e demais adicionais é imprescindível para abaixar o passivo trabalhista. Além disso, caso os pagamentos sejam feitos corretamente, a satisfação do colaborador também aumenta.

O cálculo da folha de pagamentos está diretamente conectado ao controle de jornada de trabalho e, por origem, o controle de batida de ponto.

  1. Controle a jornada de trabalho

Além das dicas citadas acima, é interessante, como em uma Empresa de levantamento topográfico, contar com profissionais do ramo, como contadores, profissionais de Recursos Humanos e consultores jurídicos para garantir o cumprimento fiscal.

Não somente o desconhecimento da legislação e dos processos empresariais poderá expor sua empresa ao passivo trabalhista, mas ele também pode direcioná-la a realizar pagamentos sem necessidade e que, muitas vezes, não são estornados.

Nesse sentido, o programa e os profissionais poderão orientar sua empresa a mantê-la em conformidade sem uma maneira legal. Entenda esse custo, portanto, como um investimento a médio e longo prazo.

  1. Tenha gestão sobre o controle de ponto

A Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) prevê jornada máxima de 8 horas por dia e 44 horas semanais. Ademais, ela também prevê o controle manual, mecânico ou eletrônico uma vez possibilitado de fiscalização e auditoria. 

Existem vários sistemas de controle eletrônico de ponto no mercado para o acompanhamento da jornada de trabalho do empregado.

Com o controle, será possível administrar pagamento da entrada, intervalo, saída, folgas e horas extras. Isso também assegura ao trabalhador o recebimento de horas extras, caso ele receba orientações sobre serviço adicional sem ser pago.

O controle de ponto pode garantir que os pagamentos sejam realizados tempestivamente e corretamente, a fim de evitar problemas trabalhistas para o empregador. 

  1. Faça consultas jurídicas com regularidade

De tempos em tempos, uma consulta jurídica poderá prever algum risco de passivo trabalhista. Por isso, sempre que houver dúvida em algum caso, procure orientação jurídica para ter ressalvas nas ações que for tomar. 

É sempre importante lembrar que as leis estão sujeitas a revisões e atualizações, por isso, realizar uma consulta com especialistas sempre será recomendável antes de tomar decisões.

Para isso, garanta que a documentação do trabalhador esteja em ordem, como comprovantes de pagamento, fichas financeiras, recibos e tradução de documentos. Para qualquer tipo de ação, a documentação deve estar em ordem precocemente. 

Do mesmo modo, é recomendável que a equipe de RH esteja preparada e informada sobre os casos mais sensíveis ao passivo trabalhista. Pode ser que eles sejam convocados a testemunhar algum processo.  

Um RH alinhado e eficiente poderá prever e evitar processos quando eles ainda são um problema interno da empresa. 

  1. Tenha um seguro garantia

Imprevistos podem ocorrer mesmo com a aplicação de uma gestão fluída e com controle de pagamentos. Por esse motivo, é fundamental que haja um “Plano B” caso um passivo trabalhista venha a ocorrer.  

O seguro garantia, nesse sentido, é uma boa maneira para constituir o planejamento financeiro de sua empresa. Ele pode funcionar como uma alternativa ao pagamento de recursos trabalhistas. 

Assim, a empresa não precisa disponibilizar de seu caixa ao realizar o pagamento à vista. O seguro garantia funciona como uma alternativa positiva. Como existem muitos seguros no mercado, realizar uma cotação de seguro é recomendável.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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