Limitações dos documentos em papel e como resolver

Em plena era digital, muitas empresas ainda insistem em manter arquivos de papel. Aqui vamos mostrar como manter documentos em papel podem limitar as ações da empresa e apontar os benefícios de ter modelos de documentação eletrônica no seu negócio.

Manter pilhas de documentos em papel é algo insustentável nos dias de hoje. Ao ler esse artigo, você vai entender que sua empresa pode ser muito mais ágil e assertiva no mercado, se optar pela digitalização dos documentos e o uso de soluções na nuvem. 

Quais são as principais limitações de manter documentos em papel na empresa? 

Existem diversas desvantagens de lidar com documentos em papel no dia. Confira as principais limitações de arquivos em papel para a sua empresa:

Demanda muito espaço 

Quanto mais documentos sua empresa precisa armazenar, maior tende a ser o espaço ocupado por documentos no escritório. Isso ocupa um espaço que poderia ser usado para outros fins como alocar novos contratados ou novos equipamentos. 

Alto custo 

Manter documentos em papel custa bastante dinheiro para a empresa. Pode até não parecer, mas será preciso gastar com tinta para impressão, pastas e móveis para fazer o arquivamento, envelopes para envio, além dos reparos e troca dos equipamentos. Isso gera um custo alto e desnecessário para a empresa.

Pouco acessível 

Mesmo que estejam organizados, a documentação em papel é pouco acessível para os colaboradores da empresa. 

Só o fato de ter que procurar manualmente os documentos necessários faz com que o colaborador perca tempo para achá-los (isso se eles forem encontrados, pois podem ter se perdido ou estarem com outros colaboradores). 

Perda de tempo

Realizar a procura manual de documentos faz com que os colaboradores do negócio percam muito tempo. E nos dias de hoje, tempo é dinheiro! Com a digitalização seria muito mais rápido encontrar os arquivos necessários e dar prosseguimento às atividades do dia. 

Suscetíveis a danos 

Arquivos em papel também estão sujeitos a danos ao longo do tempo. Os documentos físicos estão expostos à umidade, poeira e até a possíveis acidentes de trabalho, que podem danificar ou mesmo destruir os papéis. 

Por que apostar na digitalização dos documentos da empresa? 

Apostar na digitalização de documentos é a melhor saída para a sua empresa. Confira a nossa lista com os principais motivos para digitalizar os documentos do seu negócio:

Menor custo 

Com a digitalização de documentos e o armazenamento na nuvem, a empresa terá muito menos gastos. Assim, é possível eliminar gastos com equipamentos e acessórios. Além disso, os custos para manutenção do material na nuvem são muito menores. 

Mais produtividade 

Os colaboradores poderão encontrar arquivos com poucos cliques, fazendo uma simples pesquisa. Isso eleva a produtividade, já que eles terão os documentos que precisam sempre que for necessário, podendo realizar mais tarefas ao longo do dia. 

Fácil acesso 

Os arquivos digitalizados são de fácil acesso. Diferente dos documentos em papel que só podem ser acessados enquanto você estiver no escritório, os documentos eletrônicos podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora. 

Além disso, os documentos poderão ser editados em tempo real e compartilhados com outras pessoas. E claro, é possível limitar o acesso do documento apenas para pessoas envolvidas no projeto. 

Mais espaço físico 

A digitalização dos documentos permite que a empresa ganhe mais espaço físico no escritório. Com o espaço sobrando, a empresa pode usá-lo para alocar novos funcionários, comprar novos equipamentos, mudar a decoração ou mesmo diminuir os custos, optando por um espaço menor para dar continuidade ao trabalho. 

Agora você pode perceber que a digitalização de documentos pode trazer inúmeros benefícios ao seu negócio. Em pleno 2022, é inadmissível que uma empresa possua apenas documentos em papel, por isso, apostar na digitalização e armazenamento em nuvem é o caminho para melhorar a organização do negócio. 

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